Era Digital telah dimulai, Google pastinya tidak bakalan diam. Terbukti di era sekarang ini salah satu aplikasi besutannya terus melakukan penyesuaian-penyesuaian fitur sesuai eranya. Google Drive bukan sekedar media penyimpanan online, namun juga media untuk kolaborasi bersama.

Berkolaborasi ???

Terkadang kita membutuhkan orang lain untuk menyelesaikan pekerjaan atau tugas. Mungkin selama ini kita kerap berkirim dokumen melalui attachment email dengan teman atau siapapun. Namun rupanya attachment email tersebut jadi sering terselip atau bahkan tertumpuk di inbox kita begitu saja dan tanpa sepengetahuan kita, hasilnya kita akan kesulitan mencari dokumen saat diperlukan.

Google Drive memang berfungsi sebagai penyimpanan online (online storage) yang dapat membantu mengorganisir dokumen-dokumen agar mudah diakses kapan saja yang diperlukan dan dokumen bisa selalu terbarui bila ada update tanpa harus mengirim ulang attachment tersebut. Selain itu Google Drive juga berfungsi sebagai media kolaborasi online. Kita dapat membuat dokumen online lalu membagikannya pada rekan kantor atau kolega yang kita kehendaki untuk dikerjakan bersama-sama secara virtual real-time.

Dengan kolaborasi, kita bisa menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan efektif karena dikerjakan bersama-sama, tak terbatas jarak dan waktu. Uniknya, kita juga bisa mengikuti perubahan atau revisi dan komentar dari teman sharing sehingga kita tak akan ketinggalan update terbaru dari rekan pada dokumen tersebut.

Dokumen akan tersimpan aman dan tetap pada tempatnya, sehingga tidak akan terselip lagi. Perubahan sekecil apapun pada dokumen pun juga dapat terlacak secara transparan untuk memastikan kita mengetahui segalanya mengenai dokumen yang dibagikan itu.

Cara Berkolaborasi Menggunakan Google Drive untuk Membuat atau Mengedit Dokumen

Buka https://drive.google.com melalui browser kemudian jika belum login, silakan login menggunakan email gmail / G-Suite.

Pada menu bar kiri, terdapat menu “+ New“, pada menu ini berisi pilihan untuk membuat folder baru, upload folder atau file, dan pilihan seperti Google Docs, Google Sheets, dan Google Slides serta pilihan lain seperti Google Form. Google Form.

Tampilan ketika tombol “+ New” diklik

Sekarang kita bisa mulai dokumen (file) baru dari situ dan mulai berkolaborasi dengan rekan melalui pilihan share yang terdapat pada tiap dokumen yang dibuat. Adapun beberapa opsi dalam sharing menu seperti can edit (bisa melakukan kolaborasi dan revisi dokumen online), can comment (tidak dapat melakukan revisi dokumen, melainkan hanya memberi komentar saja), can view (hanya dapat melihat dokumen, tidak bisa mengcopy atau print dokumen).

Pilihan tersebut berfungsi untuk memberi proteksi bila dokumen kita terdapat informasi yang sensitif.

Terkait hal ini, belakangan ini Google baru saja menambah fitur baru untuk pengguna Google Drive di Google Apps for Work, yakni Access Checker.

Untuk berkolaborasi tidak hanya sebatas file atau dokumen saja, akan tetapi folder, file apapun asalkan dapat di upload ke Google Drive dapat kita gunakan dalam berkolaborasi.